3- Documents liés au fonctionnement interne de l’officine
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02 Mars 2009
a) de formaliser l’organisation du travail
b) de contribuer à l’information et à la formation du personnel
c) de servir de référence permanente pour le travail quotidien
d) d’éviter les dérives dues à la routine
e) de favoriser le respect des bonnes pratiques
f) d’offrir une dispensation de qualité égale quelle que soit la personne qui délivre.
1. Nature des documents
- documents servant à enregistrer des données.
3.9 Les procédures sont gérées par la procédure des procédures qui prévoit leurs conditions de création, de modification, de gestion, de diffusion et d’archivage. Les autres documents répondent aux mêmes conditions mais leur présentation est fonction de leur utilisation.
2. Création et modification
3.10 La lisibilité des documents est d’importance capitale ce qui limite obligatoirement les documents écrits à la main. Ils sont faciles à utiliser, compréhensibles par tous et conçus d’une façon homogène.
3.11 La nature, le titre, l’objet, et le domaine d’application sont clairement indiqués.
3.12 Les documents sont soigneusement créés et préparés par les personnes concernées par le sujet.
3.13 Ils comportent la mention des textes réglementaires en vigueur, le cas échéant.
3.14 Ils sont approuvés, codifiés, datés et signés par le rédacteur et l’approbateur PRAQPharmacien Responsable Assurance Qualité
3.15 Chaque document est réévalué périodiquement.
3.16 Toute modification d’un texte réglementaire, d’une pratique, d’un matériel entraîne obligatoirement une mise à jour du ou des documents. Il s’agit d’une nouvelle version.
3.17 Tout document modifié comporte un indice de révision pour identifier les versions.
3.18 Tout document modifié est daté et signé par le rédacteur et l’approbateur (PRAQ).
3. Diffusion
3.20 Lors d’une modification de procédure, les anciens exemplaires sont retirés de la circulation et un exemplaire au moins est archivé pendant une durée conseillée de 5 ans, sous la responsabilité du PRAQ.
4. Gestion
3.22 Le PRAQ tient à jour un répertoire de la totalité des documents en vigueur.
5. Archivage